Hoe start en stop ik een procedure kotlabel?

Opgepast! De kotlabelfunctionaliteit is nog niet beschikbaar in productie voor alle lokale besturen. De handleiding is in opmaak.

U kunt de functionaliteit uitproberen via de testomgeving https://vlok-aip.vlaanderen.be/

Rechten voor deze omgeving vraagt u aan via vlok@vlaanderen.be

De release in productie is afhankelijk van de goedkeuring van de regelgeving.

Van zodra VLOK op de hoogte is dat het lokaal bestuur het kotlabel mogelijk maakt of verplicht via een verordening, kan een dossierbeheerder een procedure kotlabel opstarten.

Rechten - welke rollen?

Een dossierbeheerder (gemeente) kan een procedure kotlabel opstarten indien de organisatieparameter kotlabel aanstaat. Zie Hoe registreer ik via een verordening het beleid van de gemeente rond het kotlabel?

De dossierbeheerder (gemeente) kan een gestarte hoofdprocedure  stopzetten zolang geen enkele deelprocedure  een Vlaams kotlabel heeft. Een deelprocedure kunt u stopzetten zolang geen Vlaams kotlabel is gekoppeld.

Stappen om een procedure kotlabel op te starten?

Navigeer naar Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures en klik op de actie Procedure kotlabel starten via 
Vul de gewenste velden in en klik op Starten
- Vul minstens één van volgende data in:
  - Datum aanvraag indien de verzoeker de Eigenaar of Andere is
  - Datum opstart = de datum dat het lokaal bestuur de procedure zelf opstart
- Verzoeker (verplicht)
- Woningcontroleur: VLOK toont een lijst met alle gebruikers met de rol woningcontroleur (gemeente) en woningcontroleur (PI) van een keuringsinstelling die een lopende opdracht heeft voor uw gemeente.
- Dossierbeheerder: VLOK toont een lijst met alle gebruikers met rol dossierbeheerder (gemeente) voor uw lokaal bestuur.
- Extra informatie: vrij tekstveld waar u bijvoorbeeld meer info kunt geven over de verzoeker

VLOK maakt een nieuwe hoofdprocedure kotlabel  met status Gestart en voegt alle criteria toe uit de organisatieparameter kotlabel met status Te beoordelen. De criteria geldend op het moment van aanmaak blijven geldig ook al wijzigt de toepassingsbeheerder nadien de criteria. Zie Hoe registreer ik via een verordening het beleid van de gemeente rond het kotlabel?

Indien u een voorgaande, afgeronde procedure als basis selecteert:

neemt de nieuwe procedure volgende elementen over van de geselecteerde procedure:
- alle actieve entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?'
- het recentste gekoppelde onderzoek
- de inhoud van specifieke velden bij de criteria
- de recentste beoordeling per entiteit per criterium
VLOK koppelt ook de recentste niet vervallen gunstige bewijsstukken en actuele geldige CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft.'s.

U vindt de nieuw aangemaakte procedure terug op Pand > Procedures > Procedures Kotlabel

Hoe wijzig ik de gegevens van een kotlabel procedure na opstart?

De dossierbeheerder (gemeente) kan de gegevens na opstarten procedure nog wijzigen via Pand > Procedures > (klik op de referte HP KL) > Detail

Wijzig de gewenste velden en klik op 

Stappen om een procedure kotlabel stop te zetten?

Stopzetten hoofdprocedure

Als u een lopende procedure niet langer wil opvolgen kan een dossierbeheerder (gemeente) deze stopzetten zolang er geen kotlabel is gekoppeld en een deelprocedure.

Navigeer naar Pand > Procedures > Lopende procedures en klik op de referte van de procedure die u wilt stopzetten.
Klik op de actie Procedure stopzetten via 
Vul de gewenste en verplichte velden in en klik op Stopzetten

VLOK wijzigt de status zowel de hoofdprocedure als de gekoppelde deelprocedures naar Stopgezet

VLOK sluit alle open taken af die gekoppeld zijn aan de hoofdprocedure.

Stopzetten deelprocedure(s)

Als u een lopende deelprocedure niet langer wil opvolgen kan een dossierbeheerder (gemeente) deze stopzetten zolang er geen kotlabel is gekoppeld.

Navigeer naar Pand > Procedures> Lopende procedures en klik op de referte van de procedure die u wilt stopzetten.
Klik op de actie Deelprocedures stopzetten via 
Selecteer de gewenste deelprocedures en klik op Stopzetten

VLOK wijzigt de status van de geselecteerde deelprocedures naar Stopgezet

Als alle deelprocedures een eindstatus hebben of nog Te beoordelen zijn maar de gekoppelde entiteit is niet-actief zet VLOK de status van de hoofdprocedure op:

Afgerond indien minstens 1 deelprocedure een andere status heeft dan Te beoordelen of Stopgezet
Stopgezet indien alle statussen van de deelprocedures gelijk zijn aan Te beoordelen of Stopgezet.

VLOK sluit alle open taken af die gekoppeld zijn aan de hoofdprocedure.

Zie Waar vind ik de kotlabel informatie en welke statussen zijn mogelijk?

Eventuele foutmeldingen

Opstarten procedure

Type	Controle	Melding
Fout	Datum aanvraag > vandaag	De datum aanvraag kan niet in de toekomst liggen.
Fout	Datum opstart > vandaag	De datum opstart kan niet in de toekomst liggen.
Fout	Datum aanvraag en datum opstart zijn niet ingevuld	Datum aanvraag of datum opstart is verplicht in te vullen.

Stopzetten procedure

Type	Controle	Melding
Fout	Datum stopzetting > vandaag	De datum stopzetting kan niet in de toekomst liggen.
Fout	Datum stopzetting < datum aanvraag of datum opstart	De datum stopzetting kan niet voor de datum aanvraag of opstart liggen.